Comment organiser un événement sportif?

Salut les coachs, j’espère que vous allez bien.  Ce mois ci, j’ai souhaité vous parler de l’organisation d’événements….sportifs. Et oui, en tant que coachs sportifs vous serez sûrement amenés à organiser un événement sportif dans votre carrière. Peut être y avez-vous déjà songé d’ailleurs ? Alors si vous souhaitez des renseignements, c’est par ici 🙂

En effet, avant de se lancer tête baissée, il est important de connaitre tous les prérequis nécessaires à l’organisation d’un tel événement. C’est pour cette raison que j’ai décidé de faire le point aujourd’hui avec Vincent Cressin, Chef du bureau des affaires juridiques à la Direction de la Jeunesse et des Sports de la ville de Paris[1], qui va nous parler des conditions nécessaires à l’organisation de manifestations sportives.

[1] Les propos tenus dans cet article relèvent de la responsabilité de son auteur et ne sauraient engager l’institution à laquelle il appartient

JB : Bonjour Vincent, tu es Chef du bureau des affaires juridiques à la Direction de la Jeunesse et des Sports à la mairie de Paris et nous allons parler avec toi aujourd’hui des obligations et contraintes relatives à l’organisation d’un événement sportif.

Tout d’abord peux-tu nous donner la définition exacte d’une manifestation sportive ?

VC : Bien sûr, la notion de manifestation sportive est définie de manière extrêmement large  puisqu’il s’agit de « toute compétition, rencontre, manifestation, ou démonstration publique de quelque nature que ce soit, dans une discipline sportive ».

JB : Peux-tu nous rappeler pour commencer de quel statut juridique doit jouir l’organisateur de la manifestation sportive ?

VC : Oui, et à vrai dire aucun en particulier car il existe une vraie liberté d’organisation : toute personne physique ou morale peut organiser une manifestation sportive, quel que soit son statut ou son activité professionnelle.

L’organisation d’une manifestation sportive n’est donc pas réservée aux professionnels du sport que sont par exemple les associations ou les sociétés sportives.

L’organisateur est la personne physique ou morale qui est responsable de l’organisation d’une manifestation sportive dont elle prend l’initiative. Elle ne se confond pas toujours avec celle qui animera l’activité sportive en tant que telle.Mais il convient cependant de se garder en la matière de toute improvisation ou amateurisme car le sport, par le dépassement de soi qu’il exige, est une activité potentiellement à risques.

La liberté de l’organisateur doit donc se conjuguer avec une responsabilité sans cesse plus accrue. C’est un point sur lequel nous aurons peut-être l’occasion de revenir car la sensibilisation à ce sujet demeure un défi constant à relever compte tenu notamment d’un mouvement sportif extrêmement hétérogène qui peut aller de la petite structure affinitaire ou communautaire à la grosse association professionnelle.

JB : Très bien. Maintenant la question que tout le monde se pose : quelles sont les obligations relatives à l’organisation d’un tel événement ?

VC : en fait, tout dépend du lieu d’organisation de la manifestation mais, en somme, il y a deux types d’obligations qui portent d’une part sur la procédure d’organisation d’une manifestation et  d’autre part sur les conditions dans lesquelles cette dernière se déroule.

JB : donc comme tu me l’expliquais,  selon si la manifestation a lieu par exemple sur la voie publique ou au sein d’établissements recevant du public, les obligations sont différentes ? Peux-tu revenir plus précisément sur ces pré-requis administratifs ?

VC : Oui bien sûr. Tout d’abord, et au sein d’équipements sportifs, l’organisateur doit s’assurer que la manifestation qu’il souhaite organiser au sein de l’établissement est compatible avec les caractéristiques de celui-ci. Pour cela, il doit se référer à l’arrêté d’ouverture au public de l’équipement qui fixe notamment la nature des activités qu’il peut d’accueillir et le nombre maximal de personnes pouvant y être admises (cf tableau récapitulatif ci-après)*.  En règle générale, il n’y a aucune difficulté à organiser des activités sportives au sein d’équipements sportifs.

Mais dans certains cas, l’organisation d’une manifestation sportive peut impliquer que les infrastructures accueillent temporairement plus de monde que leur catégorie ne leur permet (cf tableau récapitulatif également) ou des activités qui n’y ont pas été prévues initialement. L’organisation d’une manifestation peut également prévoir des installations particulières susceptibles de modifier les conditions habituelles dans lesquelles sont assurées la sécurité et l’accessibilité du public. Il faudra alors une autorisation administrative spécifique délivrée par le titulaire du pouvoir de la police des équipements recevant du public.

Cet avis est d’ailleurs obligatoire pour obtenir l’autorisation du propriétaire de l’équipement qui demeure quant à elle toujours indispensable.

JB : Ok, je pense que je vois, mais peux-tu me donner un exemple concret ?

VC : Tout à fait. Tu me disais que tu faisais de la Zumba®. Imagine que tu veuilles organiser un événement Zumba® et que tu sais d’avance que tu auras plus de 300 personnes de présentes. Il n’est d’ailleurs pas rare que l’organisation d’une manifestation sportive conduise parfois à installer des tribunes ou des gradins supplémentaires temporaires qui vont automatiquement accroître la capacité d’accueil de l’équipement. Or, le lieu où tu penses accueillir la manifestation ne peut en accueillir officiellement 300 ; tu devras alors obtenir cette fameuse autorisation/dérogation délivrée par le titulaire du pouvoir de la police du lieu en question au préalable. Sans cette autorisation exceptionnelle, et il faut insister sur ce point, la manifestation sportive ne peut avoir lieu.

* Il existe divers types d’établissements (selon la nature de leur exploitation en application de l’article GN1 de l’arrêté du 25 juin) dont les suivants :

Type CTS : chapiteaux

Type L : salle d’auditions, de conférences, de réunions

Type P : salles de danse et salles de jeux

Type PA : établissement de plein air (stade…)

Type X : établissements sportifs couverts (piscines, patinoires, gymnases, manèges, salles polyvalentes à dominante sportive, dont l’aire d’activité est inférieure à 1200 m.

Type Y : musées

*Les établissements sont classés en différentes catégories selon le nombre maximal de personnes pouvant être admises dans l’enceinte selon l’article R-123-19 du CCH :

1ère catégorie : au dessus de 1500 personnes (public et personnel)

2ème catégorie : de 701 à 1500 personnes (public et personnel)

3ème catégorie : de 301 à 700 personnes (public et personnel)

4ème catégorie : de 300 personnes et au dessous (public et personnel)

5ème catégorie : de 300 personnes et au dessous dans lesquels l’effectif du public est calculé non pas de manière globale mais selon des seuils à ne pas dépasser. Ces seuils sont fixés selon la configuration physique de l’équipement (sous-sol, étages, ensemble des niveaux). Les équipements qui ne respectent pas ces seuils sont classés dans la 4ème catégorie. (Ex : un établissement sportif couvert de 5ème catégorie doit comprendre au maximum 100 personnes en sous-sol, 100 dans les étages et 200 au total. Si le nombre de personnes dépasse un seul de ces seuils, soit par exemple 101 personnes en sous-sol quand bien même le nombre total reste inférieur à 200 personnes, l’établissement sera alors classé en 4ème catégorie).

JB : Très bien. Et pour l’organisation de manifestation en extérieur, sur la voie publique, comment cela se passe-t-il ?

VC : sur la voie publique, le déroulement des manifestations sportives obéit à un régime de déclaration ou d’autorisation auprès de l’autorité administrative compétente.

Par exemple, s’agissant des organisations non motorisées, les manifestations compétitives, c’est à dire qui comportent un chronométrage (un marathon), sont soumises à autorisation. Les manifestations non compétitives comme un rassemblement de VTT ou de rollers qui se déroulent dans le respect du code de la route, et donc excluant un classement, relèvent du régime de la déclaration.

Sont également soumises à déclaration les manifestations sportives payantes, c’est à dire qui génèrent des recettes, pouvant atteindre plus de 1500 personnes.

L’autorité compétente peut dès lors l’interdire, l’autoriser voire, le plus souvent, la conditionner au respect de mesures supplémentaires qu’elle juge nécessaires à la sécurité de la manifestation.

JB : Je souhaiterais maintenant que tu nous parles de sécurité, qui au-delà des formalités administratives, est essentielle. Les mesures de sécurité sont-elles différentes ou communes à l’organisation d’une manifestation dans un établissement public ?

VC : Quels que soient le lieu et même la nature de la manifestation, l’organisateur doit veiller à la sécurité générale de l’ensemble des participants. Il s’agit du devoir, pour ce dernier, de prendre toutes les mesures de prudence nécessaires au bon déroulement de l’activité sportive tant en ce qui concerne  les sportifs eux-mêmes que les tiers (spectateurs).

À ce titre, il faut savoir qu’il existe tout d’abord des dispositions spécifiques puisque l’organisateur d’une manifestation sportive, rassemblant plus de 300 spectateurs dans une enceinte*, doit prévoir un service d’ordre agréé pour procéder aux palpations de sécurité ainsi qu’à l’inspection visuelle et à la fouille des bagages à main. Le service de surveillance pour l’accès à l’enceinte est donc obligatoire dans ce cas.

Ensuite, et de manière plus générale, c’est surtout l’objet ou l’importance de la manifestation sportive qui peut justifier la mise en place d’un service d’ordre.

Le nombre de personnes du service de protection privé fait alors l’objet d’un examen concerté avec l’autorité de police. Les missions ordinaires assurées par un tel service sont diverses (à titre d’exemple, procéder à l’inspection du stade, des installations ou de la salle avant que ne commence la manifestation pour déceler les risques apparents pouvant affecter la sécurité, constituer un dispositif de sécurité propre à séparer le public des acteurs de la manifestation et à éviter dans les manifestations sportives la confrontation de groupes antagonistes, être prêts à intervenir pour éviter qu’un différend entre particuliers ne dégénère en bagarre, porter assistance et secours aux personnes en péril , alerter les services de police ou de secours)

*Enceinte : tout emplacement situé ou non sur le domaine public, délimité physiquement par des barrières, des palissades ou toute autre installation, de manière à ce que l’accès du public soit contrôlé. L’enceinte ne se confond pas uniquement avec un équipement type stade ou gymnase.

JB : Et quant est-il justement de l’assistance des premiers secours ? 

VC :Dans le prolongement de ce qui vient d’être dit, il est effectivement important de rappeler qu’il incombe à tout organisateur de manifestation sportive de prévoir un dispositif prévisionnel de secours à personnes (D.P.S.). Le DPS désigne l’ensemble des moyens humains et matériels de premiers secours à personnes lors d’un rassemblement ou d’une manifestation. Il est obligatoirement assuré par des associations de sécurité civile agréées (croix rouges françaises par exemple). Toute mise en place d’un DPS doit en outre faire l’objet d’une convention signée entre l’organisateur et l’association de sécurité civile.

Il est enfin obligatoire pour toutes les manifestations sportives à but lucratif pouvant accueillir plus de 1500 personnes. Toutefois, en même en dehors de ce cas, il est vivement recommandé de s’attacher les services d’une association de sécurité civile.

JB : Toutes ces informations sont très intéressantes. Je souhaite cependant revenir sur un point. Tu viens de nous expliquer tous les pre requis administratifs et relevant de l’ordre public mais je souhaiterais que tu nous parles des responsabilités relevant directement de l’organisateur lui-même, car celui-ci ne peut pas se décharger de toute responsabilité sous prétexte qu’il demande des autorisations et met en place des dispositifs de sécurité à mon sens…

VC : Oui en effet tu as raison, ces formalités ne dégagent en aucun cas l’organisateur de l’obligation de sécurité qui lui incombe et pour laquelle les professionnels du sport ont un rôle majeur à jouer. Il leur appartient en effet de déterminer le contenu le plus adapté possible de la manifestation sportive en fonction notamment de la nature de l’activité, de l’intensité de la pratique visée (initiation, loisirs, confirmée), des différents publics pouvant y participer (mineurs, séniors…) et donc  de leurs aptitudes physiques et psychologiques. L’enseignement et la pratique de l’activité sportive doivent être adaptés (cours de bébé gym adapté à la motricité des enfants par ex)

Très concrètement, les coachs doivent par exemple veiller :

-au choix du lieu de déroulement de la manifestation le plus adapté possible à l’activité sportive visée et au nombre de participants ;

-à l’utilisation du matériel (haltères…) conformément à sa destination ;

-à la présence d’un encadrement (nombre et qualification) suffisant ;

-à des exercices adaptés aux connaissances, aptitudes, niveau et âge du public;

-à un devoir permanent de conseil et d’information aux participants.

JB : Par ailleurs, en termes de sécurité, j’imagine que l’organisateur doit souscrire une assurance spéciale et complémentaire à son assurance actuelle juste pour l’organisation de la manifestation ?

VC : Le respect de l’ensemble des précautions que nous venons d’évoquer ne décharge pas non plus l’organisateur de devoir assumer les conséquences civiles, c’est-à-dire verser des dommages et intérêts, à l’occasion d’accidents qui pourraient survenir de l’activité sportive voire de tout autre incident provoqué par exemple par les spectateurs. C’est justement le rôle des assurances que de devoir couvrir financièrement tout dommage qu’il soit par exemple corporel (accident aux personnes) ou matériel (accident causé aux biens par ex l’équipement sportif qui accueille la manifestation).

L’organisateur doit donc souscrire une assurance de manière à couvrir sa responsabilité civile, celle de ses employés, des licenciés, pratiquants et enfin du public qui y assiste.

Dans la pratique, la plupart des compagnies d’assurances proposent déjà des contrats multirisques mais qui ne sont souvent valables que pour les activités ordinaires. Le plus souvent, il faudra donc demander une extension des garanties pour que tous les risques (aux personnes et aux biens) soient couverts.

Si on peut se permettre un conseil pratique, il n’est parfois pas inutile d’inclure dans l’assurance la couverture des pertes financières en cas d’annulation de la manifestation.

JB : ok. Donc pour reprendre l’exemple de l’organisation d’un événement Zumba®, si les locaux ou par exemple les sanitaires de la salle sont endommagés lors de l’événement, je suis directement responsable et c’est donc l’assurance que j’ai souscrite qui remboursera directement les dommages occasionnés, (dans le cadre des modalités souscrites).

VC : Oui bien sûr c’est exactement ça.

JB : Et peux-tu nous dire ce que risque un organisateur qui n’aurait pas souscrit d’assurance pour l’organisation d’un tel événement ?

VC : Sur le plan pénal, l’assurance « manifestation sportive » est obligatoire et donc organiser un événement sans l’avoir souscrite est passible de six mois d’emprisonnement et de 7 500 € d’amende*.

Par ailleurs, sur le plan civil, et en cas d’accidents, c’est l’organisateur qui devra, puisqu’il n’y a pas d’assureur,  indemniser sur ses capitaux propres les victimes.

*Article L. 331-12 du code du sport

JB : Une autre question que je voulais te poser et qui revient toujours : qu’en est-il de l’utilisation de la musique ainsi que du droit à l’image?

VC : Ce sont des préoccupations assez récurrentes en effet. L’organisateur qui envisage de diffuser de la musique doit être autorisé à le faire et verser des droits d’auteurs à la SACEM (Société des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique)  conformément au code de la propriété intellectuelle.

Afin d’établir ce contrat, il conviendra notamment d’indiquer à la SACEM:

-L’adresse complète du lieu de la manifestation et de l’organisme dont elle dépend  (mairie, conseil général, associations sportives….) ;

– la durée et la date de la manifestation ;

-Le nombre d’entrée envisagé ;

-Le caractère gratuit ou payant de la manifestation et, le cas échéant, le prix de l’entrée.

JB : Et concernant le droit à l’image ?

VC : toute personne possède sur son image un droit exclusif et absolu qui lui permet de valablement  s’opposer à sa reproduction ou à son utilisation sans son autorisation préalable.

L’organisateur doit donc faire une demande d’autorisation auprès des participants de l’événement (via des formulaires à remplir par exemple) s’il souhaite par exemple communiquer autour de l’évènement ou en assurer sa promotion.

Cette demande doit être extrêmement précise sur les circonstances dans lesquelles l’image pourra être utilisée. Elle doit notamment mentionner le lieu, la durée, les supports visés ainsi que les finalités qui sont poursuivies dans le cadre de la diffusion des images.

Il faut en effet ici préciser que l’autorisation accordée est toujours spéciale ou unique: elle ne vaut donc que pour les modalités qui y ont été expressément indiquées. Elle ne saurait par conséquent valoir pour un autre usage et l’organisateur s’expose à ce titre à devoir verser des dommages et intérêts s’il diffuse les images pour une utilisation non prévue dans l’autorisation initialement donnée.

Par ailleurs, concernant la captation et la diffusion de l’image d’un enfant mineur, seuls les parents, en tant que titulaire de l’autorité parentale, sont en charge d’autoriser toute personne à capter, reproduire et diffuser l’image de leur enfant mineur. Les deux parents doivent donc, et selon les mêmes formes, donner leur autorisation.

Enfin, et d’un mot, il n’est pas inutile de rappeler que dans un lieu public une autorisation n’est nécessaire qu’à la condition que la personne soit aisément reconnaissable ou identifiable.

JB : et si la manifestation implique l’installation de matériel sonore, j’imagine que cela implique certaines démarches également ?

VC : exactement. Il y a un certain niveau d’émission sonore à respecter dans le cadre de manifestation sportive. À ce titre, l’organisateur doit fournir, outre un plan d’implantation précisant notamment la distance entre les sources de bruit et les bâtiments les plus proches ainsi qu’un descriptif technique de chacun des équipements de sonorisation prévus, une attestation établie par un acousticien et établissant que la capacité maximale d’émission sonore respecte les valeurs admissibles prévues à l’article R. 48-4 du code de la santé publique.

-En cas d’utilisation de rayon laser, l’organisateur doit produire un dossier descriptif. Il devra démontrer que le dispositif est inoffensif à l’égard des tiers.

JB : et concernant la vente de nourriture sur le lieu de la manifestation ?

VC : en dehors des équipements sportifs, sur la voie publique par exemple, l’organisateur d’une manifestation sportive peut toujours offrir des prestations complémentaires de restauration, c’est-à-dire vendre des boissons (y compris alcoolisées) et de la nourriture.

En revanche, et dans stades, salles d’éducation physiques, gymnases et, d’une manière générale, dans tous les établissements d’activités physiques et sportives, il faut indiquer que la vente seule de boissons des groupes 3 à 5 (vin, bière, cidre, rhums …. et toutes les autres boissons alcoolisées) est interdite.

Cette restriction, qui s’explique par des raisons évidentes de santé publique, n’interdit cependant pas à l’organisateur de vendre de l’alcool en accompagnement des repas.

La vente associée de nourriture et de boissons, y compris alcoolisées dans ce cas, dans les équipements sportifs demeure ainsi parfaitement légale. Mais cette possibilité reste encadrée. En effet, une autorisation spécifique doit être sollicitée auprès des services sanitaires qui doit préciser notamment le nombre de points de vente, les conditions matérielles et d’hygiène de vente ainsi que la nature des produits vendus.

JB : Je te remercie beaucoup Vincent pour toutes ces informations. Évidemment comme tu me l’expliquais, nous avons ici parlé que des cas ‘généraux’ mais il existe pas mal de spécificités comme l’organisation de manifestations aquatiques, nautiques etc.. mais nous laisserons dans ce cas nos lecteurs revenir vers nous pour plus d’informations sur le sujet si besoin 😉

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